Instruktioner för Håtö tomtägareförenings digitala årsmöte

Till följd av Coronaläget och de fortsatta restriktionerna har styrelsen beslutat att genomföra Håtö tomtägareförenings årsmöte digitalt. Vi ber er därför att inför årsmötet ta del av följande instruktioner.

Uppkoppling till mötet

Med dator eller smart mobil. För mötet används mötesplattformen Zoom. Ni som har tillgång till dator eller smart mobil kan koppla upp er till mötet med den länken som sänds ut med e-post till alla medlemmar som har uppgivit sina e-postadresser. Har ni inte tidigare kört Zoom på er dator kommer ni att bli uppmanade att ladda ner och installera en zoom-klient (en exe-fil). Kör du från en surfplatta eller smart mobiltelefon kan du bli uppmanad att ladda ner Zoom-appen.

Med klassisk telefon. Ni som inte har tillgång till dator eller smart mobil kan ringa in till mötet på telefonnummer på: 08 4468 2488. Ange därefter den möteskod ni har fått i kallelse till årsmötet och avsluta med tecknet # (hash). Möteskoden sänds till medlemmarna antingen via e-post eller med brev.

Koppla upp i god tid innan mötet

Det går bra att koppla upp till mötet redan från 13.30. Du kan då kontrollera alla tekniska funktioner och att din egen utrustning fungerar.

Innan mötet startar ska även en röstlängd upprättas. Detta kommer att ske allt eftersom medlemmarna ansluter till mötet. Styrelsen ber därför alla att koppla upp sig god tid innan mötet, så att mötet kan starta på avsedd tid!

Ange ditt namn och fastighet

För att enklare kunna upprätta röstlängden innan mötet, för att följa vem som säger vad under mötet och för att hantera en eventuell omröstning ber vi alla att ange sitt namn och fastighetsbeteckning (fastighetsnummer eller gatuadress). Du gör det genom att peka på din ruta i mötesfönstret. I övre högra hörnet ska du då få upp en liten blå ruta med tre punkter ”…”. Klicka på den och välj ”Rename”. Systemet begränsar antalet tecken som visas för en användare till cirka 20. Var kreativa, förkorta vid behov och skriv så att ditt namn och fastighet blir begripligt.

Begära ordet

Ni som är uppkopplade via dator kan begära ordet via chatten. Styrelsen ser till att bevaka chatten under mötet. Det finns i Zoom även en funktion för att ”räck upp handen” (Raise hand), men då den är svår att se avråder vi från att använda den.

Om ni är uppkopplad via en klassisk telefon, har ni inte tillgång till chatten. Begär då ordet genom att ta bort tyst läge, trycka ”*6” och sedan muntligt begära ordet.

Omröstning

Acklamation (bifallsrop): Det vanligaste sättet att fatta beslut vid vårt årsmöte är med acklamation. Det görs genom att mötesdeltagarna bekräftar mötesordförande med ett ja-rop. För att det ska fungera lika bra vid vårt digitala möte kommer mötesordförande att ställa den enkla uppföljande frågan ”någon däremot?” alternativt med omvänd acklamation, dvs att mötesordförande bara frågar om det finns någon som motsätter sig beslutsförslaget.

Öppen omröstning: Vid öppen omröstning kommer det inbyggda verktyget för att göra omröstningar (”Polls”) att användas. Alternativt om så behövs kommer upprop ske av de röstberättigade och avprickning mot röstlängden.

Sluten omröstning: För att genomföra en sluten omröstning krävs ett digitalt röstverktyg. Ett sådant har inte införskaffats till detta möte. Sluten omröstning har inte varigt vanligt förekommande på föreningens möten, men om likväl behov av en sådan uppstår kommer frågan att bordläggas och i stället behandlas på ett extra föreningsmöte när sådant är möjligt att genomföras.

Ombudsröstning

Vi ber alla som avser att rösta för ej närvarande medlem med fullmakt att ta ett foto på fullmakten och mejlar denna till shl@ip.se innan mötet börjar.