Policy för hantering av medlemsuppgifter

Den 25:e maj 2018 införs Dataskyddsförordningen (GDPR) i hela EU. Den gäller som lag i alla EU:s medlemsländer och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Syfte är att skydda enskildas personuppgifter genom att den enskilde ges insyn i och möjlighet att bestämma över hur företag och organisationer hanterar deras personuppgifter.

Här kan du läsa om vilka medlemsuppgifter som hanteras av Håtö Tomtägareförening och dina rättigheter.

Användning

Håtö Tomtägareförening samlar in kontaktuppgifter från alla sina medlemmar (fastighetsägare) eller deras företrädare. Dessa personuppgifter används för att:

  • Kalla till föreningens årsmöten och extra årsmöten
  • Fakturera föreningens årsavgifter
  • Upprätta en föreningsmatrikel som årligen distribueras till föreningens medlemmar via brev och/eller e-post
  • Underhålla förteckningar över innehavare av byggplatser på föreningens bryggor.
  • Informera medlemmarna via brev eller e-post om aktuella händelser och föreningsaktiviteter på Håtö
  • Vid behov, ta individuell kontakta med en medlem vid incident eller föreningsärende

Typ av uppgift

För varje fastighet samlar föreningen in ägarens namn, postadress, e-postadress, telefonnummer eller om så begärs till en av ägaren utsedd företrädare. Dessa uppgifter kallas nedan för medlemsuppgifter.

Medlemsuppgifterna används enligt tabellen nedan:

Användningsområde

Medlemsuppgifter

Föreningens årsmöte, extra årsmöte samt fakturering av årsavgifter

Kallelse till föreningens årsmöte, extra årsmöte samt fakturering av årsavgifter sker via medlemmens e-postadresser, om medlemmen har gett sitt medgivande till att endast få kallelse och faktura med e-post. För det fall medlemmen har uppgivit flera e-postadresser sker även utskick till dessa.

För de medlemmar som inte har gett sitt medgivande att endast få kallelse och faktura med e-post, sänds de med brev till av medlemmen uppgiven postadress.

Inför årsmöte, extra årsmöte och vid administration av betalningar upprättas listor över föreningens medlemmar.

Årlig medlemsförteckning

Årligen upprättas en förteckning över medlemmarna, vilken innehåller uppgifter om fastighetsbeteckning och gatuadress på Håtö, medlemmens namn, postadress och telefonnummer. Vid gemensamt ägande kan samtliga delägare listas.

Den årliga medlemsförteckningen distribueras med e-post till de medlemmar som uppgivit sin e-postadress.

Till de medlemmar som inte har gett sitt medgivande till att endast få kallelse och faktura med e-post, sänds medlemsförteckningen med brev.

Uppgifter om medlemmars bryggplatser

Förteckningen används av föreningen för att kontrollera att den årliga avgiften inbetalats för bryggplatserna.

I tillägg upprättar bryggbasarna bryggplatsförteckningar som anslås vid respektive brygga och som används som underlag för uppdatering av medlemsregistret.

Information om aktuella händelser på Håtö och föreningsaktiviteter

Till de medlemmar eller deras representanter som uppgivit sin e-postadress sänds information om aktuella händelser på Håtö och föreningsaktiviteter.

Individuell kontakt

Vid behov kan en enskild medlem kontaktas företrädelsevis via sin angivna e-postadress eller telefonnummer. Om dessa inte finns via sin postadress. Detta kan t.ex. vara aktuellt vid en incident eller ett föreningsärende.

Insamlingstillfälle

Föreningen samlar in medlemsuppgifterna då:

  • en ny tomtägare blir medlem i föreningen
  • en medlem eller dess representant kontaktar föreningens styrelse och tillhandahåller nya kontaktuppgifter.

Spridning till tredje part

Föreningen delar inte med sig av medlemsuppgifterna, annat än medlemsförteckning som årligen sänds till föreningens medlemmar (se ovan).

Lagring

Föreningen sparar medlemsuppgifter i sin registerfil till dess tomtägarskapet upphör. Därefter tas uppgifterna bort ur registret. Backupkopior av gamla register sparas 3 år eller längre om lag så påkallar.

Föreningen vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att medlemsuppgifterna inte sprids till obehöriga.

Rätten att avstå från att lämna vissa uppgifter

Enligt föreningens stadgar är medlemskap i föreningen obligatoriskt för tomtägare. Om fastighet har flera ägare ska en ägare utses som företrädare. För att föreningen ska kunna fullgöra sin skyldighet att kalla till årsmötet och fakturera tomtägaren använder föreningen tomtägarens namn, samt post- och/eller e-postadress.

Medverkan i föreningens årliga medlemsförteckning (se ovan) är frivillig. Medlem avgör själv om man vill medverka i förteckningen och med vilka adressuppgifter och telefonnummer.

Medlem kan undanbe sig att få information om aktuella händelser på Håtö och föreningsaktiviteter sända till sig med e-post.

Medlemmens rättigheter

Rätt till information – Medlem eller dess företrädare har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag av sina personuppgifter.

Rätt till rättelse – Medlem eller dess företrädare som upptäcker att personuppgifter som lagras inte är korrekt eller saknas har rätt att begära att uppgifterna justeras eller kompletteras.

Rätten att bli bortglömd – Medlem eller dess företrädare har rätt att få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för eller om denne återkallar sitt samtycke för uppgiften som inte är relevant för föreningen att fullgöra sina skyldigheter enligt föreningens stadgar eller enligt lag, t ex bokföringslagen.

Klagomål

Anser du att föreningen behandlar uppgifter i strid med gällande lagstiftning bör du anmäla det till föreningens Informationsansvariga. Du kan också vända dig till Datainspektionen.

Ytterligare frågor

Om du har ytterligare frågor om föreningens personuppgiftshantering ber vi dig att kontakta föreningens Informationsansvariga.

 

Version 2018-05-12